,

نظام حجز المواعيد لمكتب محاماة –  كيف تنظم مواعيد مكتبك مع محجوز؟

مارس 12, 2024

George Samuel

2 min read

تعد الاجتماعات المتناغمة مع العملاء الحاليين والمُحتملين هي المعيار للعديد من شركات المحاماة والمحامين الناجحين. يوم عملك متنوع وبه الكثير من المُتطلبات، والذي بدوره يجعل التنظيم الفعال أولوية قصوى لك. ماذا لو فقدت عميلاً مُهماً بسبب مُكالمة فائتة أو انزعاجه من مُدّة الانتظار؟ يمكن للمكاتب القانونية تبسيط أعمالها باستخدام نظام حجز المواعيد عبر الإنترنت.

مع تعاملك مع مختلف المهام والعملاء كل يوم وذلك باستخدامك أسلوب الإدارة القديم، فإنك تمنح فرصة كبيرة لمُنافسيك للاستحواذ على نسبة ضخمة من عُملائك. إذا أردت مواصلة خداماتك في هذا العالم الرقمي سريع التغيُّر، فإنك تحتاج إلى التحول من العمليات اليدوية إلى التشغيل الآلي؛ فالهدف من الحصول على نظام رقمي ليس من أجل الاتصال بالإنترنت، ولكن من أجل تحسين جودة الخدمة الشاملة وزيادة إنتاجية مكتب المحاماة.

كيف يسهل نظام حجز المواعيد نجاح مكتب المحاماة؟

فعالية الوقت

ضع في اعتبارك أنك في مُنافسة مُستمرة مع الوقت. إن التواصل مع الحاضرين واحداً يلو الآخر، تقديم معلومات حول خدماتك، من المُتاح من الموظفين؟، الأسعار، والتعامل مع التغييرات وعدم الحضور، كلها مهام تستغرق وقتاً طويلاً ويمكن أتمتتها بسهولة في عالم التكنولوجيا اليوم.

تساعد مكونات الحجز الإضافية المحامين على تقديم خدماتهم بشكل فعال وبطريقة يسهل الوصول إليها، وقبول مستندات العملاء، والتركيز على جودة خدمتهم. كل ما تحتاجه هو دمج معلومات التسجيل وسيتم عمل الباقي تلقائياً. يؤدي التخلص من العمل اليدوي في النهاية إلى زيادة الإنتاجية ورضا العملاء.

سهولة الإدارة

يحتوي نظام محجوز على عدد من الميزات التي تساعد في تنظيم مكاتب المحاماة عبر الإنترنت. يمكنك إدخال المعلومات اللازمة حول خدمتك وإجراءات الحجز والموظفين وتحديثها دون تعديل أي كود من موقع الويب الخاص بك، مع بيان عدد الموظفين ووقتهم المتاح للعملاء، وإرسال إشعارات إلى كلٍ من الموظفين والعملاء بمواعيدهم القادمة.

لإبقاء كلا الطرفين في حالة تنبيه بشأن مواعيدهم، يوفر النظام الكثير من ميزات الإخطار مثل رسائل البريد الإلكتروني لتأكيد الحجز أو للموافقات على المواعيد، الرفض، الإلغاء، وتذكيرات المواعيد قبل وبعد. لديك أيضاً إمكانية إنشاء إشعارات واتساب أو SMS لتوفير كل دقيقة من وقت الموظفين.

فواتيرك الآلية: أمان لأموالك

قد يكون من الصعب تتبُّع عدد الساعات التي قضاها المحامي مع كل عميل، ومن السهل خلط الأمور وتفويت الجلسات عند القيام بذلك يدوياً. سيقوم سوفتوير الحجز الجيدة عبر الإنترنت بتتبع عدد ساعات كل عميل وإصدار فاتورته تلقائياً بطريقة منتظمة يحددها المحامي.

يمكنهم أيضاً إجراء مدفوعات عبر الإنترنت عبر بوابات دفع آمنة تقبل جميع طرق الدفع الرئيسية مثل مدى وأبل بي وتمارا وتابي و STC pay. هذا مورد لا يقدر بثمن للمحامين الذين يعملون بمفردهم والذين يهتمون بالحفاظ على دخلهم.

حجز مواعيدك 24/7

عندما تكون في اجتماع أو محكمة، قد يكون من الصعب استجابتك لاستفسارات المواعيد في الوقت المناسب. بالإضافة إلى ذلك، إذا فقد فريق الاستقبال لديك مكالمة، فقد تخسر في عملائك أو يأخذهم مُنافسيك. لذلك عليك الحصول على نظام محجوز البسيط والمؤتمت لمواعيد مكتب المحاماة.

اذكر خدماتك وموظفيك وأسعارك عبر الإنترنت بينما تكون مشغولاً أو غير مُتوفر، ويمكنك الحصول على تأكيد الحجز الفوري عن طريق البريد الإلكتروني وتحديثات التقويم الخاصة بك تلقائياً، ويمكنك أيضاً حجز المواعيد نيابةً عن عملائك. شارك توافرك في الوقت الفعلي وقم بإلغاء الحاجة إلى المكالمات ورسائل البريد الإلكتروني.

تُعد التذكيرات المرسلة عبر الرسائل النصية والبريد الإلكتروني طرق تواصل مُفضلة للعديد من العملاء، وتكشف الدراسات أن العديد من الأشخاص يفضلون تقليل المكالمات الهاتفية إذا كان بإمكانهم استخدام قناة تفاعل رقمية بدلاً من ذلك، وتعد القدرة على حجز الخدمات القاانونية عبر الإنترنت جانباً مُهماً من تجربتهم. إذا لم توفر شركتك هذا الخيار، فإنك تخاطر بإبعاد العملاء عن شركتك تماماً، أو تشوِّه تجربتهم معك.

لا لعدم الحضور!

الإلغاء وعدم الحضور هي مسألة مُكلفة لشركات المحاماة. تُظهر الأبحاث أن أنظمة الحجز والجدولة عبر الإنترنت تقلل مُعدلات عدم الحضور الشائعة مع طرق الحجز التقليدية من خلال رسائل تذكير منتظمة تُرسل مُباشرةً إلى الهواتف الذكية للعملاء وعناوين البريد الإلكتروني.

هذا فعال لأن عملائك سيفحصون هواتفهم الذكية بانتظام على مدار اليوم، لذا فإن فرصة عدم رؤيتهم للتذكير بموعدك أمر غير مُرجَّح. هذا يعني أنه إذا كان عملاؤك بحاجة إلى إلغاء ميعاد، فيمكنهم القيام بذلك بسهولة في وقت مبكر، وإعادة خانة الموعد هذه بسرعة إلى نظام الحجز ليستخدمها شخص آخر.

مميزات استخدام نظام محجوز Mahjoz لجدولة مواعيد مكتب المحاماة

إنشاء تقاويم متعددة: لديك إمكانية إنشاء جدول مواعيد لكل موظف بالإضافة إلى إدارة جميع الحجوزات في جدول واحد شامل، وهذا يعتبرحلاً جيداً للمكاتب التي لديها العديد من المُتخصصين القانونيين وتريد السماح بمواعيد كل مقدم خدمة على حدةٍ.

الحفاظ على قاعدة بيانات العملاء: تعرف على من ينتظر وعدد العملاء الذين يجب التعامل معهم من خلال نظرة سريعة على لوحة التحكم الخاصة بك، مع القدرة على طلب معلومات إضافية من عملائك، على سبيل المثال اطلب منهم وصف الحالة بإيجاز حتى تتمكن من الاستعداد للاجتماع، وتوفر خيار قبول السعر الكامل أو رسوم التأكيد فقط.

الإشعارات: سيرسل النظام مجموعة متنوعة من إشعارات البريد الإلكتروني والرسائل القصيرة عندما يقوم العميل بإجراء حجز أو تغييره أو إلغاؤه. سيرسل محجوز أيضاً تذكيرات قبل الخدمة للتذكير بالاجتماع الذي يقترب.

وصول خاص إلى النظام: يمكن أن يكون هناك مشرف واحد أو أكثر، مثل أن يكون لدى كبار الموظفين إمكانية إدارة جميع الحجوزات، والموظفين المبتدئين يمكنهم الوصول فقط إلى وقتهم وحجوزاتهم، والمراجعين الذين يمكنهم فقط رؤية أي شيء ولكن لا يمكنهم تغييره.

إحصائيات وتقارير: ستحصل إحصائيات وتقارير مُفصلة لجميع حجوزاتك التي يمكن تصفيتها حسب المزود أو العميل أو الخدمة أو الوقت.

السماء هي الحدود: يمكّنك موقع الويب الخاص بك على نظام محجوز Mahjoz من تقديم تفاصيل مكتبك وقصص النجاح في أي وقت وفي أي مكان. ستكون دائماً متاحاً للزائرين من عملائك المحتملين، والذين يمكنك تحويلهم إلى عملاء فعليين من خلال عرض نقاط قوة فريق عملك وحجم نجاحاتك.

في النهاية، هدفك هو تقديم أعلى تجربة للعملاء. تساعد جميع المزايا المذكورة لنظام محجوز لمكاتب المحاماة والمستشارين القانونيين على تحسين تجربة عملائهم والارتقاء بخدماتهم إلى مُستوى أعلى. إلى جانب تحسين تجربة العميل، يضعك هذا في صدارة المُنافسة ويجعلك تحتل مكانة جيدة لتحقيق نمو مُربح.

لا تتردد في طرح الأسئلة وتسجيل حساب لتجربة ميزاتنا. نحن على استعداد لمساعدتك في الإعداد ويمكنك تجربة ميزاتنا مجاناً حتى تقرر الترقية.

اطلب تجربة محجوز الآن مجاناً